CRM en CMSCRMInternational Office medewerkers ContractenWerkwijze nieuwe Erasmus contracten 2021-2028

Werkwijze nieuwe Erasmus contracten 2021-2028

Voor Erasmus+ call 2021-2028 zullen de contracten met de partners opnieuw worden afgesloten. Op deze pagina staat de up-to-date werkwijze voor het vernieuwen van de contracten.

Planning

  • Woensdag 28 juli 2021: Release van de nieuwe functionaliteit 21.14S02 door CACI opgeleverd
    • Hierin zit de basis functionaliteit voor het uitwisselen van contracten
  • Vrijdag 30 juli: release 21.14S02 in onze testomgeving ACC
  • Maandag 9 augustus 10-11u (met andere EU instellingen, oa. BUAS)
  • Maandag 9 aug 14-15u : RU intern testen van functionaliteit 21.14S02 in ACC
  • Dinsdag 10 augustus: Bespreken test-uitkomsten met CACI
  • Donderdag 19 augustus: Go/no go voor het afsluiten van IIA’s via OSIRIS
  • Vrijdag 20 aug: Update per mail naar alle betrokkenen
  • Maandag 30 augustus: In productie name 21.14S02
  • Maandag 13 september 15-16u: Demo voor faculteiten (zijn jullie reeds voor uitgenodigd)

Werkwijze contracten CRM > OSIRIS

  1. September: Verlenging van contracten in CRM op orde
    • Jullie ontvangen in de loop van volgende week via de mail vanuit iosystems@ru.nl een export van al jullie actieve contracten in CRM per faculteit in Excel.
      Deze pas je aan naar de contracten die je wilt houden/verwijderen – dit hoeft niet exact te kloppen, je kunt altijd nog contracten toevoegen/aanpassen/deactiveren later.
      Je kunt deze Excel t/m 1 oktober aanleveren aan iosystems@ru.nl
      De lijst met nieuwe contracten wordt geïmporteerd in CRM, en de oude contracten worden gedeactiveerd.
      • Je kunt ook per contract deze handmatig ‘klonen’ en de oude deactiveren. Laat dit dan even weten. Dit kan ook nog na 1 oktober.
    • Begin oktober zullen de contracten uit CRM worden overgezet naar Osiris. Na 1 oktober gaan wijzigingen voor KA131 contracten via Osiris.
    • De aantallen zullen dan correct in Osiris staan voor de buitenlandaanvragen beginnen van de studenten tijdens de Go Abroad week van 11-15 oktober.
  1. Vanaf half oktober kun je in stapjes, waar nodig, de KA131 contracten controleren/aanvullen in Osiris:
    • Uitgaande & inkomende studie zal al vanuit de import ingevuld worden. Stafmobiliteit kan nog worden aangevuld.
    • Taaleisen/meerdere ISCED/Blended/Opleiding moeten worden aangevuld.

  2. Hopelijk kunnen we vanaf januari 2022 de contracten digitaal via het EWP-netwerk kunnen tekenen. Hiervoor staat alles dan al klaar in Osiris, en zal dit niet veel extra werk zijn.

FAQ's

Mag ik nu afspraken maken met partners?
Ja! Echter kun je die nog niet via EWP tekenen. We hopen dat de uitwisseling & het tekenen van contracten in januari 2022 werkend is. Zie laatste info op: Digital renewal Inter-Institutional Agreements for Erasmus+


Wat kan ik communiceren naar de partner over onze EWP aansluiting?

vb. De partner noemt dat wij nog niet te selecteren zijn in het Erasmus Dashboard, of in hun mobiliteits systeem.

We are working on our EWP connection via our own Student Information System. We hope to be fully connected by January 2022. We will let you know as soon as we are connected and we can digitally sign the agreements with you. In the meantime, we would like to agree on the specifications of our exchange via e-mail. If necessary, we can sign a temporary/provisional PDF agreement via the KA131 template. Looking forward to our cooperation! For the latest info, please check www.ru.nl/iiaerasmus2021 


Hoe zorg ik dat nieuwe contracten goed in OSIRIS komen?
Zie de werkwijze hierboven


Wat als de partner (of ik) nu al een getekende PDF wil, of de partner stuurt me al een Word-bestand?
Indien partner heel graag een getekend contract (PDF) wil, dan kun je het IIA-template KA-131 (binnen Europa) gebruiken, deze is ook bijgevoegd. Upload ook dit PDF/wordbestand in CRM als bijlage bij een opmerking.

LET OP: álle contracten zullen uiteindelijk via EWP (via OSIRIS) getekend moeten worden, dus je doet dubbel werk. Verantwoordelijkheid voor KA-131 contracten voor international mobility ligt bij Education Affairs (net als KA-171 contracten).